Conditions générales

Conditions générales SaaS B2B — Saubeo SRL (service Hoteo).

Article 1. Définitions

1.1 Saubeo (ou « l'Entreprise ») : la société à responsabilité limitée de droit belge Saubeo SRL, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0704.742.612 (TVA BE 0704.742.612), RPM Liège, dont le siège est établi Rue Rafhay 198, 4630 Soumagne, Belgique. Contact : support@hoteo.be.

1.2 Service : la plateforme logicielle Hoteo, comprenant l'application web et les services associés, accessible en mode SaaS.

1.3 Client : l'entreprise, personne morale ou personne physique agissant à des fins professionnelles, qui crée un Compte et accepte les présentes conditions générales.

1.4 Compte : l'espace de l'organisation du Client dans le Service.

1.5 Utilisateur : toute personne physique autorisée par le Client à utiliser le Service via le Compte.

1.6 Plan : la formule d'abonnement choisie par le Client, à savoir le plan « Découverte », gratuit, ou le plan « Pro », payant, telle que décrite dans l'application et sur la page des tarifs.

1.7 Données Client : l'ensemble des données introduites dans le Service par le Client ou pour son compte, en ce compris les données relatives à ses propres clients.

1.8 DPA : l'accord de sous-traitance des données visé à l'article 11, publié à l'adresse https://app.hoteo.app/legal/dpa, faisant partie intégrante des présentes conditions générales.

Article 2. Champ d'application et acceptation

2.1 Le Service est réservé à un usage strictement professionnel. En créant un Compte, en souscrivant à un Plan ou en utilisant le Service, le Client déclare agir exclusivement à des fins professionnelles. Les dispositions propres aux consommateurs ne s'appliquent pas aux relations entre Saubeo et le Client.

2.2 Les présentes conditions générales s'appliquent à toutes les relations juridiques entre Saubeo et le Client en lien avec le Service, en ce compris notamment les devis, offres, bons de commande, abonnements, factures et services accessoires.

2.3 Les présentes conditions générales sont mises à disposition du Client sous une forme consultable, téléchargeable et imprimable avant leur acceptation. Leur acceptation peut notamment résulter de la création d'un Compte, de la souscription à un Plan payant, de l'acceptation expresse par case à cocher, ou, le cas échéant, du paiement d'une facture ou de l'utilisation continue du Service après leur mise à disposition. Saubeo enregistre la version applicable des conditions générales ainsi que la date et l'heure de leur acceptation.

Article 3. Modification unilatérale ou ajout unilatéral

3.1 Les dispositions ou conditions qui dérogent aux présentes conditions générales, les modifient ou les complètent ne lient Saubeo que si celle-ci les accepte expressément par écrit.

3.2 Les conditions générales ou particulières du Client sont exclues, sauf acceptation écrite et expresse de Saubeo.

3.3 La nullité d'une disposition ou d'une partie d'une disposition du contrat n'affecte ni la validité du reste de cette disposition, dans la mesure permise par la loi, ni celle des autres dispositions du contrat.

Article 4. Objet et description du Service

Hoteo est un logiciel de gestion destiné aux professionnels du chauffage et du sanitaire. Le Service permet notamment la gestion des clients, des sites et des chaudières, de l'agenda et des interventions, des devis et des factures, y compris la facturation électronique via le réseau Peppol, des rappels d'entretien, des relances de paiement, du rapprochement bancaire et d'un assistant IA.

Le contenu exact de chaque Plan, y compris les fonctionnalités disponibles et les quotas applicables, est décrit dans l'application et sur la page des tarifs.

Article 5. Compte, Utilisateurs, essai gratuit et Plan Découverte

Le Client s'engage à fournir lors de la création du Compte des informations exactes, complètes et à jour, et à les maintenir à jour pendant toute la durée du contrat.

Le Client est responsable de la confidentialité de ses identifiants, de l'usage du Compte par ses Utilisateurs et de toute utilisation du Service réalisée au moyen du Compte.

Le Plan Pro peut faire l'objet d'un essai gratuit de quatorze (14) jours, sans carte bancaire et sans engagement.

À l'issue de l'essai gratuit, le Compte bascule automatiquement et sans frais vers le Plan « Découverte », sans conversion automatique en abonnement payant. Les Données Client restent conservées dans le Compte.

L'essai gratuit et le Plan « Découverte » peuvent comporter des fonctionnalités limitées ainsi qu'un niveau de support, de disponibilité ou de service différent de celui du Plan Pro. Saubeo peut les modifier ou les retirer moyennant une notification raisonnable, dans le respect des obligations impératives applicables.

Article 6. Prix, facturation et paiement

6.1 Les prix applicables au Plan Pro sont ceux indiqués dans l'application, sur la page des tarifs ou, le cas échéant, dans toute offre ou devis accepté par Saubeo. Sauf indication contraire, les prix sont exprimés en euros et hors TVA.

6.2 Sauf stipulation contraire, le Plan Pro est facturé mensuellement ou annuellement par anticipation, selon la périodicité choisie par le Client, via le prestataire de paiement désigné par Saubeo.

6.3 Les factures sont mises à disposition dans l'application et peuvent, le cas échéant, être transmises au Client via le réseau Peppol ou par tout autre moyen électronique approprié.

6.4 Toute facture est payable à son échéance. En cas de défaut de paiement, Saubeo adresse un rappel ou une mise en demeure au Client.

6.5 À défaut de régularisation dans les quatorze (14) jours suivant l'envoi d'une mise en demeure, Saubeo peut suspendre tout ou partie de l'accès au Service ou résilier le contrat dans les conditions prévues aux présentes, sans préjudice de son droit au paiement des sommes dues.

6.6 Les sommes impayées portent intérêt conformément à la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales.

6.7 En outre, en cas de non-paiement persistant, Saubeo peut réclamer une indemnité forfaitaire raisonnable pour frais de recouvrement, pour autant que celle-ci soit proportionnée au préjudice et aux frais réellement exposés.

6.8 Saubeo peut réviser ses prix pour l'avenir moyennant notification au moins un (1) mois avant la prochaine échéance, par e-mail et/ou par message dans l'application. Si le Client refuse le nouveau tarif, il peut résilier sans frais son abonnement avant l'entrée en vigueur du nouveau tarif. À défaut de résiliation avant cette date, le nouveau tarif s'applique à compter de l'échéance suivante.

Article 7. Durée, renouvellement et résiliation

Le Plan Pro est conclu pour la période choisie par le Client, mensuelle ou annuelle, et se renouvelle tacitement pour des périodes identiques.

Le Client peut résilier son abonnement Pro à tout moment pour la fin de la période en cours depuis l'application, via Paramètres → Abonnement. La résiliation prend effet à l'échéance, sans indemnité, et le Compte bascule alors vers le Plan « Découverte ».

Chaque partie peut résilier de plein droit le contrat en cas de manquement grave de l'autre partie non réparé dans les quinze (15) jours d'une mise en demeure écrite.

Article 8. Suspension

Saubeo peut suspendre l'accès au Service, en tout ou en partie, en cas de défaut de paiement persistant après mise en demeure, d'usage illicite, abusif ou compromettant la sécurité ou l'intégrité du Service, ou lorsqu'une obligation légale l'impose.

Sauf urgence ou impossibilité raisonnable, Saubeo notifie préalablement la suspension envisagée et laisse au Client un délai raisonnable pour remédier à la situation.

La suspension ne libère pas le Client des sommes dues.

Article 9. Niveaux de service et support

Saubeo déploie des efforts raisonnables pour assurer une disponibilité du Service vingt-quatre heures sur vingt-quatre et sept jours sur sept, sans garantir une disponibilité ininterrompue ni l'absence totale d'erreurs.

Les fenêtres de maintenance planifiée sont annoncées autant que possible à l'avance et, dans la mesure du possible, programmées en dehors des heures ouvrables belges.

Le support est assuré par e-mail, en français et en anglais, durant les jours ouvrables belges.

Article 10. Données Client et réversibilité

10.1 Les Données Client restent la propriété du Client. Saubeo ne les utilise que dans la mesure nécessaire à la fourniture, à la sécurisation, à la maintenance et à l'amélioration du Service, conformément aux présentes conditions générales et au DPA.

10.2 Le Client peut exporter l'ensemble de ses données depuis l'application, via Paramètres → Mes données, sous la forme des formats et archives proposés par Saubeo au moment de l'export.

10.3 La résiliation ou l'expiration de l'abonnement n'emporte pas, en elle-même, suppression automatique des Données Client, sauf suppression distincte du Compte ou de l'organisation.

10.4 La suppression du Compte ou de l'organisation est distincte de la résiliation de l'abonnement. Lorsqu'elle est proposée dans l'application, elle devient irréversible après confirmation selon le processus prévu par Saubeo, notamment au moyen d'un lien envoyé à l'adresse e-mail de l'administrateur demandeur.

10.5 Le Client reconnaît qu'il lui appartient de respecter ses propres obligations légales de conservation, notamment comptables, fiscales et administratives, et d'effectuer préalablement toute exportation utile avant suppression.

10.6 Après suppression confirmée, Saubeo ne conserve plus les Données Client, sous réserve des données que Saubeo doit conserver pour satisfaire à ses propres obligations légales, comptables, fiscales, probatoires ou de sécurité, ainsi que des copies résiduelles temporaires figurant dans les sauvegardes techniques pendant leur cycle normal de rotation, sans excéder trente (30) jours sauf obligation légale contraire.

Article 11. Protection des données personnelles et DPA

Le traitement des données personnelles effectué par Saubeo en qualité de responsable du traitement est décrit dans la politique de confidentialité accessible via https://app.hoteo.app/legal/confidentialite.

Pour les données personnelles contenues dans les Données Client, le Client agit en qualité de responsable du traitement et Saubeo en qualité de sous-traitant.

Ces traitements sont régis par le DPA publié à l'adresse https://app.hoteo.app/legal/dpa, qui fait partie intégrante des présentes conditions générales et est accepté en même temps qu'elles.

Article 12. Propriété intellectuelle

Le Service, sa structure, son code, ses interfaces, sa documentation et l'ensemble de leurs éléments sont et demeurent la propriété exclusive de Saubeo ou de ses concédants.

Sous réserve du respect des présentes conditions générales, Saubeo concède au Client un droit d'utilisation non exclusif, non transférable et non sous-licenciable, limité à la durée du contrat et aux besoins professionnels internes du Client.

Le Client s'interdit de revendre, louer ou mettre le Service à disposition de tiers, d'en extraire de manière substantielle le contenu ou de procéder à de l'ingénierie inverse en dehors des exceptions légales impératives. Les suggestions d'amélioration transmises par le Client peuvent être librement mises en œuvre par Saubeo.

Article 13. Obligations du Client et assistant IA

Le Client garantit que l'usage du Service, les contenus introduits, les documents émis et les envois réalisés au moyen du Service respectent le droit applicable, en particulier les obligations fiscales, comptables et de protection des données à l'égard de ses propres clients. Le Client reste seul responsable du contenu des devis, factures, courriers, relances, réponses et messages qu'il émet, y compris lorsqu'ils sont préparés, complétés, reformulés ou suggérés par l'assistant IA.

L'assistant IA constitue un outil d'aide à la rédaction et à l'analyse. Il ne fournit ni conseil juridique, ni conseil fiscal, ni conseil comptable, ni validation réglementaire, et aucune sortie générée n'est garantie exacte, complète, exempte d'erreur, à jour ou adaptée à la situation particulière du Client.

Toute suggestion ou sortie générée doit être vérifiée, validée et, le cas échéant, corrigée par le Client ou par un professionnel compétent avant toute utilisation, envoi, signature, communication à un tiers, dépôt ou émission d'un document. Le Client est responsable de toute décision prise ou action accomplie sur la base de ces sorties, doit informer ses Utilisateurs de ces limites et chaque Utilisateur est réputé informé, lorsqu'il utilise cette fonctionnalité, qu'il interagit avec une intelligence artificielle.

Article 14. Services tiers

14.1 Certaines fonctionnalités du Service reposent en tout ou en partie sur des services tiers, notamment le réseau Peppol via un point d'accès certifié, la connexion bancaire via Ponto ou Isabel Group, le paiement via Stripe, l'envoi d'e-mails et de SMS via Brevo et l'assistant IA via Mistral AI.

14.2 Certaines fonctionnalités peuvent dépendre de la disponibilité, des interfaces, des conditions contractuelles, des restrictions techniques ou des politiques propres à ces prestataires tiers.

14.3 La disponibilité et le fonctionnement de ces services relèvent de leurs opérateurs respectifs. Sauf faute propre de Saubeo, celle-ci n'est pas responsable des indisponibilités, retards, erreurs, restrictions d'accès ou modifications imputables à ces prestataires tiers.

14.4 Saubeo peut remplacer ces prestataires par des prestataires équivalents ou modifier les modalités techniques d'intégration pour des motifs opérationnels, de sécurité, de conformité ou de continuité du Service.

Article 15. Responsabilité

Dans les limites autorisées par le droit belge, les limitations et exclusions prévues au présent article ne s'appliquent pas en cas de dol, de fraude, de faute lourde, d'atteinte à l'intégrité physique, ni dans les hypothèses où la loi interdit d'exclure ou de limiter la responsabilité. Elles ne peuvent pas davantage être interprétées comme privant le contrat de sa substance ni comme exonérant Saubeo de l'inexécution de ses obligations essentielles dans les cas où une telle exonération serait interdite.

Sous réserve de ce qui précède, la responsabilité totale de Saubeo, toutes causes confondues, est limitée au montant des redevances payées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Pour un Compte utilisant exclusivement le Plan « Découverte » ou l'essai gratuit, ce plafond global est limité à deux cent cinquante (250) euros. Saubeo n'est pas responsable des dommages indirects, tels que la perte de chiffre d'affaires, la perte de clientèle, la perte de chance, la perte de données non imputable à un manquement de Saubeo à ses propres obligations de sauvegarde ou l'atteinte à la réputation. Saubeo n'est pas non plus responsable des dommages résultant d'un usage non conforme du Service, d'une faute du Client ou de ses Utilisateurs, de données inexactes fournies par eux, ou d'une indisponibilité imputable à un tiers, à Internet, à un fournisseur d'infrastructure ou à un service tiers visé aux présentes, sauf faute propre de Saubeo.

Article 16. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un retard ou d'une inexécution résultant d'un événement de force majeure au sens du droit belge, y compris une panne généralisée d'un fournisseur d'infrastructure, une cyberattaque majeure ou une décision d'autorité. L'exécution des obligations affectées est suspendue pendant la durée de l'événement. Si l'événement excède soixante (60) jours, chaque partie peut résilier le contrat sans indemnité par notification écrite.

Article 17. Modification des conditions générales

Saubeo peut modifier les présentes conditions générales pour des motifs légitimes, notamment en raison d'une évolution légale ou réglementaire, d'exigences de sécurité, d'une évolution technique, d'une évolution fonctionnelle du Service ou de l'organisation de son activité. Les modifications non substantielles peuvent entrer en vigueur immédiatement ou à la date indiquée. Les modifications substantielles sont notifiées au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur, à l'adresse e-mail administrateur du Compte et/ou par message dans l'application. Si le Client refuse une modification substantielle, il peut résilier sans frais son abonnement payant avant son entrée en vigueur. À défaut, l'usage du Service après l'entrée en vigueur vaut acceptation. Chaque version est datée ; les versions antérieures sont archivées et disponibles sur demande.

Article 18. Preuve

Les registres, journaux, logs, enregistrements techniques, métadonnées, horodatages, accusés électroniques, traces de connexion, adresses IP, historiques d'acceptation, captures ou versionnements du parcours d'acceptation et autres enregistrements conservés par Saubeo ou pour son compte peuvent être produits en justice et font preuve jusqu'à preuve contraire. L'enregistrement de la version applicable des conditions générales, de la date et de l'heure de l'acceptation, de l'identifiant du Compte ou de l'Utilisateur concerné et, le cas échéant, de l'adresse IP ou d'un identifiant technique équivalent, constitue un mode de preuve recevable de l'acceptation par clickwrap ou de toute autre acceptation électronique. Saubeo peut conserver une copie ou une empreinte technique de la version acceptée.

Article 19. Dispositions diverses

La nullité ou l'inapplicabilité d'une stipulation n'affecte pas la validité des autres stipulations. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d'un droit ne vaut pas renonciation. Le Client ne peut céder le contrat sans l'accord écrit préalable de Saubeo. Saubeo peut céder le contrat ou tout ou partie de ses droits et obligations dans le cadre d'une réorganisation, d'une fusion, d'une cession de branche d'activité ou d'un transfert d'actifs liés au Service. Sauf opposition écrite préalable du Client, Saubeo peut mentionner le nom commercial du Client comme référence commerciale.

Article 20. Langue, droit applicable et juridiction

20.1 Les présentes conditions générales peuvent être disponibles en français, en néerlandais et en anglais. En cas de divergence d'interprétation, la version française prévaut.

20.2 Les présentes conditions sont soumises au droit belge.

20.3 Tout litige relatif à leur validité, leur interprétation, leur exécution ou leur cessation relève de la compétence exclusive du tribunal de l'entreprise de Liège, division Liège, sans préjudice des règles prévues à l'article 624 du Code judiciaire.

Annexe — Accord de sous-traitance des données

L'accord de sous-traitance des données conclu entre le Client, responsable du traitement, et Saubeo, sous-traitant, publié à l'adresse https://app.hoteo.app/legal/dpa, fait partie intégrante des présentes conditions générales.