Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden SaaS B2B — Saubeo SRL (dienst Hoteo).

Deze algemene voorwaarden zijn beschikbaar in het Frans, het Nederlands en het Engels. Bij verschil in interpretatie heeft de Franse versie voorrang (artikel 20.1).

Artikel 1. Definities

1.1 Saubeo (of « de Onderneming »): de vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Belgisch recht Saubeo SRL, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0704.742.612 (BTW BE 0704.742.612), RPR Luik, met zetel te Rue Rafhay 198, 4630 Soumagne, België. Contact: support@hoteo.be.

1.2 Dienst: het softwareplatform Hoteo, bestaande uit de webapplicatie en de bijbehorende diensten, toegankelijk in SaaS-modus.

1.3 Klant: de onderneming, rechtspersoon of natuurlijke persoon die handelt voor beroepsdoeleinden, die een Account aanmaakt en deze algemene voorwaarden aanvaardt.

1.4 Account: de ruimte van de organisatie van de Klant binnen de Dienst.

1.5 Gebruiker: elke natuurlijke persoon die door de Klant gemachtigd is om de Dienst via het Account te gebruiken.

1.6 Plan: de door de Klant gekozen abonnementsformule, namelijk het gratis plan « Ontdekking » (« Découverte ») of het betalende plan « Pro », zoals beschreven in de applicatie en op de tarievenpagina.

1.7 Klantgegevens: alle gegevens die door of voor rekening van de Klant in de Dienst worden ingevoerd, met inbegrip van de gegevens over zijn eigen klanten.

1.8 DPA: de verwerkersovereenkomst bedoeld in artikel 11, gepubliceerd op https://app.hoteo.app/legal/dpa, die integraal deel uitmaakt van deze algemene voorwaarden.

Artikel 2. Toepassingsgebied en aanvaarding

2.1 De Dienst is uitsluitend bestemd voor professioneel gebruik. Door een Account aan te maken, in te tekenen op een Plan of de Dienst te gebruiken, verklaart de Klant uitsluitend voor beroepsdoeleinden te handelen. De bepalingen eigen aan consumenten zijn niet van toepassing op de relaties tussen Saubeo en de Klant.

2.2 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsverhoudingen tussen Saubeo en de Klant in verband met de Dienst, met inbegrip van onder meer offertes, aanbiedingen, bestelbonnen, abonnementen, facturen en bijkomende diensten.

2.3 Deze algemene voorwaarden worden vóór hun aanvaarding aan de Klant ter beschikking gesteld in een raadpleegbare, downloadbare en afdrukbare vorm. De aanvaarding ervan kan onder meer voortvloeien uit het aanmaken van een Account, het intekenen op een betalend Plan, de uitdrukkelijke aanvaarding via een aankruisvakje, of, in voorkomend geval, de betaling van een factuur of het voortgezette gebruik van de Dienst na hun terbeschikkingstelling. Saubeo registreert de toepasselijke versie van de algemene voorwaarden alsook de datum en het uur van de aanvaarding.

Artikel 3. Eenzijdige wijziging of aanvulling

3.1 Bepalingen of voorwaarden die afwijken van deze algemene voorwaarden, deze wijzigen of aanvullen, binden Saubeo slechts indien zij deze uitdrukkelijk schriftelijk aanvaardt.

3.2 De algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant zijn uitgesloten, behoudens schriftelijke en uitdrukkelijke aanvaarding door Saubeo.

3.3 De nietigheid van een bepaling of een deel van een bepaling van de overeenkomst tast noch de geldigheid van de rest van die bepaling aan, voor zover wettelijk toegestaan, noch die van de overige bepalingen van de overeenkomst.

Artikel 4. Voorwerp en beschrijving van de Dienst

Hoteo is beheersoftware bestemd voor professionals in verwarming en sanitair. De Dienst maakt onder meer het beheer mogelijk van klanten, gebouwen en ketels, van de agenda en de interventies, van offertes en facturen, met inbegrip van elektronische facturatie via het Peppol-netwerk, van onderhoudsherinneringen, betalingsherinneringen, het afpunten van bankverrichtingen en een AI-assistent.

De exacte inhoud van elk Plan, met inbegrip van de beschikbare functionaliteiten en de toepasselijke quota, wordt beschreven in de applicatie en op de tarievenpagina.

Artikel 5. Account, Gebruikers, gratis proefperiode en Plan Ontdekking

De Klant verbindt zich ertoe bij het aanmaken van het Account juiste, volledige en actuele informatie te verstrekken en deze gedurende de hele looptijd van de overeenkomst actueel te houden.

De Klant is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van zijn inloggegevens, voor het gebruik van het Account door zijn Gebruikers en voor elk gebruik van de Dienst dat via het Account gebeurt.

Het Plan Pro kan het voorwerp uitmaken van een gratis proefperiode van veertien (14) dagen, zonder bankkaart en zonder verbintenis.

Na afloop van de gratis proefperiode schakelt het Account automatisch en kosteloos over naar het Plan « Ontdekking », zonder automatische omzetting in een betalend abonnement. De Klantgegevens blijven bewaard in het Account.

De gratis proefperiode en het Plan « Ontdekking » kunnen beperkte functionaliteiten bevatten alsook een niveau van ondersteuning, beschikbaarheid of dienstverlening dat verschilt van dat van het Plan Pro. Saubeo kan deze wijzigen of intrekken mits een redelijke kennisgeving, met inachtneming van de toepasselijke dwingende verplichtingen.

Artikel 6. Prijzen, facturatie en betaling

6.1 De prijzen die van toepassing zijn op het Plan Pro zijn deze vermeld in de applicatie, op de tarievenpagina of, in voorkomend geval, in elke door Saubeo aanvaarde aanbieding of offerte. Behoudens andersluidende vermelding zijn de prijzen uitgedrukt in euro en exclusief BTW.

6.2 Behoudens andersluidend beding wordt het Plan Pro maandelijks of jaarlijks vooraf gefactureerd, volgens de door de Klant gekozen periodiciteit, via de door Saubeo aangeduide betalingsdienstverlener.

6.3 De facturen worden ter beschikking gesteld in de applicatie en kunnen, in voorkomend geval, aan de Klant worden bezorgd via het Peppol-netwerk of via elk ander passend elektronisch middel.

6.4 Elke factuur is betaalbaar op haar vervaldag. Bij wanbetaling stuurt Saubeo de Klant een herinnering of een ingebrekestelling.

6.5 Bij gebrek aan regularisatie binnen veertien (14) dagen na verzending van een ingebrekestelling kan Saubeo de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten of de overeenkomst beëindigen onder de voorwaarden bepaald in deze algemene voorwaarden, onverminderd haar recht op betaling van de verschuldigde bedragen.

6.6 Onbetaalde bedragen brengen interest op overeenkomstig de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.

6.7 Bovendien kan Saubeo bij aanhoudende wanbetaling een redelijke forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten vorderen, voor zover deze evenredig is met de werkelijk geleden schade en de werkelijk gemaakte kosten.

6.8 Saubeo kan haar prijzen voor de toekomst herzien mits kennisgeving ten minste één (1) maand vóór de volgende vervaldag, per e-mail en/of via een bericht in de applicatie. Indien de Klant het nieuwe tarief weigert, kan hij zijn abonnement kosteloos beëindigen vóór de inwerkingtreding van het nieuwe tarief. Bij gebrek aan beëindiging vóór die datum is het nieuwe tarief van toepassing vanaf de volgende vervaldag.

Artikel 7. Duur, verlenging en beëindiging

Het Plan Pro wordt gesloten voor de door de Klant gekozen periode, maandelijks of jaarlijks, en wordt stilzwijgend verlengd voor identieke periodes.

De Klant kan zijn Pro-abonnement op elk moment beëindigen tegen het einde van de lopende periode vanuit de applicatie, via Instellingen → Abonnement. De beëindiging gaat in op de vervaldag, zonder vergoeding, en het Account schakelt dan over naar het Plan « Ontdekking ».

Elke partij kan de overeenkomst van rechtswege beëindigen in geval van een ernstige tekortkoming van de andere partij die niet is hersteld binnen vijftien (15) dagen na een schriftelijke ingebrekestelling.

Artikel 8. Opschorting

Saubeo kan de toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten in geval van aanhoudende wanbetaling na ingebrekestelling, van onrechtmatig of abusief gebruik of gebruik dat de veiligheid of de integriteit van de Dienst in het gedrang brengt, of wanneer een wettelijke verplichting dit oplegt.

Behoudens hoogdringendheid of redelijke onmogelijkheid stelt Saubeo de Klant vooraf in kennis van de voorgenomen opschorting en laat zij hem een redelijke termijn om de situatie te verhelpen.

De opschorting bevrijdt de Klant niet van de verschuldigde bedragen.

Artikel 9. Dienstverleningsniveaus en ondersteuning

Saubeo levert redelijke inspanningen om een beschikbaarheid van de Dienst te verzekeren van vierentwintig uur per dag en zeven dagen per week, zonder een ononderbroken beschikbaarheid of de totale afwezigheid van fouten te garanderen.

De geplande onderhoudsvensters worden zoveel mogelijk op voorhand aangekondigd en, in de mate van het mogelijke, buiten de Belgische kantooruren gepland.

De ondersteuning wordt verleend per e-mail, in het Frans en in het Engels, tijdens de Belgische werkdagen.

Artikel 10. Klantgegevens en omkeerbaarheid

10.1 De Klantgegevens blijven eigendom van de Klant. Saubeo gebruikt ze slechts in de mate die nodig is voor de levering, de beveiliging, het onderhoud en de verbetering van de Dienst, overeenkomstig deze algemene voorwaarden en de DPA.

10.2 De Klant kan al zijn gegevens exporteren vanuit de applicatie, via Instellingen → Mijn gegevens, in de vorm van de formaten en archieven die Saubeo op het moment van de export aanbiedt.

10.3 De beëindiging of het verstrijken van het abonnement brengt op zich niet de automatische verwijdering van de Klantgegevens met zich mee, behoudens afzonderlijke verwijdering van het Account of de organisatie.

10.4 De verwijdering van het Account of de organisatie staat los van de beëindiging van het abonnement. Wanneer zij in de applicatie wordt aangeboden, wordt zij onomkeerbaar na bevestiging volgens de door Saubeo voorziene procedure, met name door middel van een link die naar het e-mailadres van de verzoekende beheerder wordt gestuurd.

10.5 De Klant erkent dat het hem toekomt zijn eigen wettelijke bewaarplichten na te leven, met name boekhoudkundige, fiscale en administratieve, en vooraf elke nuttige export uit te voeren vóór verwijdering.

10.6 Na bevestigde verwijdering bewaart Saubeo de Klantgegevens niet langer, onder voorbehoud van de gegevens die Saubeo moet bewaren om te voldoen aan haar eigen wettelijke, boekhoudkundige, fiscale, bewijsrechtelijke of veiligheidsverplichtingen, alsook van de tijdelijke residuele kopieën in de technische back-ups tijdens hun normale rotatiecyclus, zonder dertig (30) dagen te overschrijden behoudens andersluidende wettelijke verplichting.

Artikel 11. Bescherming van persoonsgegevens en DPA

De verwerking van persoonsgegevens door Saubeo in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke wordt beschreven in het privacybeleid, toegankelijk via https://app.hoteo.app/legal/confidentialite.

Voor de persoonsgegevens vervat in de Klantgegevens treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke en Saubeo als verwerker.

Deze verwerkingen worden geregeld door de DPA, gepubliceerd op https://app.hoteo.app/legal/dpa, die integraal deel uitmaakt van deze algemene voorwaarden en samen met deze wordt aanvaard.

Artikel 12. Intellectuele eigendom

De Dienst, zijn structuur, zijn code, zijn interfaces, zijn documentatie en al hun onderdelen zijn en blijven de exclusieve eigendom van Saubeo of haar licentiegevers.

Onder voorbehoud van de naleving van deze algemene voorwaarden verleent Saubeo aan de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht, beperkt tot de duur van de overeenkomst en tot de interne professionele behoeften van de Klant.

Het is de Klant verboden de Dienst door te verkopen, te verhuren of ter beschikking te stellen van derden, er op substantiële wijze de inhoud uit te extraheren of over te gaan tot reverse engineering buiten de dwingende wettelijke uitzonderingen. De door de Klant overgemaakte verbeteringssuggesties kunnen vrij door Saubeo worden toegepast.

Artikel 13. Verplichtingen van de Klant en AI-assistent

De Klant garandeert dat het gebruik van de Dienst, de ingevoerde inhoud, de uitgereikte documenten en de via de Dienst uitgevoerde verzendingen het toepasselijke recht naleven, in het bijzonder de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen en de verplichtingen inzake gegevensbescherming ten aanzien van zijn eigen klanten. De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor de inhoud van de offertes, facturen, brieven, herinneringen, antwoorden en berichten die hij uitstuurt, ook wanneer deze door de AI-assistent zijn voorbereid, aangevuld, geherformuleerd of gesuggereerd.

De AI-assistent is een hulpmiddel voor redactie en analyse. Hij verstrekt geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies, noch reglementaire validatie, en geen enkele gegenereerde output wordt gegarandeerd juist, volledig, foutloos, actueel of aangepast aan de bijzondere situatie van de Klant.

Elke gegenereerde suggestie of output moet worden geverifieerd, gevalideerd en, in voorkomend geval, gecorrigeerd door de Klant of door een bevoegde professional vóór elk gebruik, elke verzending, ondertekening, mededeling aan een derde, neerlegging of uitreiking van een document. De Klant is verantwoordelijk voor elke beslissing of handeling op basis van deze outputs, moet zijn Gebruikers over deze beperkingen informeren en elke Gebruiker wordt geacht ervan op de hoogte te zijn, wanneer hij deze functionaliteit gebruikt, dat hij met een artificiële intelligentie interageert.

Artikel 14. Diensten van derden

14.1 Bepaalde functionaliteiten van de Dienst steunen geheel of gedeeltelijk op diensten van derden, met name het Peppol-netwerk via een gecertificeerd toegangspunt, de bankverbinding via Ponto of Isabel Group, de betaling via Stripe, het verzenden van e-mails en sms'en via Brevo en de AI-assistent via Mistral AI.

14.2 Bepaalde functionaliteiten kunnen afhangen van de beschikbaarheid, de interfaces, de contractuele voorwaarden, de technische beperkingen of de eigen beleidslijnen van deze derde dienstverleners.

14.3 De beschikbaarheid en de werking van deze diensten vallen onder hun respectieve operatoren. Behoudens eigen fout van Saubeo is zij niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheden, vertragingen, fouten, toegangsbeperkingen of wijzigingen die aan deze derde dienstverleners toe te schrijven zijn.

14.4 Saubeo kan deze dienstverleners vervangen door gelijkwaardige dienstverleners of de technische integratiemodaliteiten wijzigen om operationele, veiligheids-, conformiteits- of continuïteitsredenen.

Artikel 15. Aansprakelijkheid

Binnen de door het Belgische recht toegestane grenzen zijn de in dit artikel voorziene beperkingen en uitsluitingen niet van toepassing in geval van opzet, bedrog, zware fout, aantasting van de fysieke integriteit, noch in de gevallen waarin de wet verbiedt de aansprakelijkheid uit te sluiten of te beperken. Zij kunnen evenmin worden geïnterpreteerd als zouden zij de overeenkomst van haar substantie beroven of Saubeo ontslaan van de niet-uitvoering van haar essentiële verplichtingen in de gevallen waarin een dergelijke ontheffing verboden zou zijn.

Onder voorbehoud van het voorgaande is de totale aansprakelijkheid van Saubeo, alle oorzaken samen, beperkt tot het bedrag van de vergoedingen die de Klant heeft betaald in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadeverwekkende feit. Voor een Account dat uitsluitend het Plan « Ontdekking » of de gratis proefperiode gebruikt, is dit globale plafond beperkt tot tweehonderdvijftig (250) euro. Saubeo is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals omzetverlies, verlies van cliënteel, verlies van een kans, gegevensverlies dat niet toe te schrijven is aan een tekortkoming van Saubeo aan haar eigen back-upverplichtingen of reputatieschade. Saubeo is evenmin aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit een niet-conform gebruik van de Dienst, uit een fout van de Klant of zijn Gebruikers, uit onjuiste door hen verstrekte gegevens, of uit een onbeschikbaarheid die toe te schrijven is aan een derde, aan het internet, aan een infrastructuurleverancier of aan een in deze voorwaarden bedoelde dienst van een derde, behoudens eigen fout van Saubeo.

Artikel 16. Overmacht

Geen enkele partij is aansprakelijk voor een vertraging of niet-uitvoering die voortvloeit uit een geval van overmacht in de zin van het Belgische recht, met inbegrip van een veralgemeende panne van een infrastructuurleverancier, een grote cyberaanval of een beslissing van een overheid. De uitvoering van de getroffen verplichtingen wordt opgeschort tijdens de duur van de gebeurtenis. Indien de gebeurtenis zestig (60) dagen overschrijdt, kan elke partij de overeenkomst zonder vergoeding beëindigen door schriftelijke kennisgeving.

Artikel 17. Wijziging van de algemene voorwaarden

Saubeo kan deze algemene voorwaarden wijzigen om legitieme redenen, met name wegens een wettelijke of reglementaire evolutie, veiligheidsvereisten, een technische evolutie, een functionele evolutie van de Dienst of de organisatie van haar activiteit. De niet-substantiële wijzigingen kunnen onmiddellijk of op de aangegeven datum in werking treden. De substantiële wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vóór hun inwerkingtreding ter kennis gebracht, op het e-mailadres van de beheerder van het Account en/of via een bericht in de applicatie. Indien de Klant een substantiële wijziging weigert, kan hij zijn betalend abonnement kosteloos beëindigen vóór de inwerkingtreding ervan. Bij gebrek daaraan geldt het gebruik van de Dienst na de inwerkingtreding als aanvaarding. Elke versie is gedateerd; de vorige versies worden gearchiveerd en zijn op verzoek beschikbaar.

Artikel 18. Bewijs

De registers, journalen, logs, technische registraties, metadata, tijdstempels, elektronische ontvangstbevestigingen, verbindingssporen, IP-adressen, aanvaardingshistorieken, schermafdrukken of versies van het aanvaardingstraject en andere registraties bewaard door of voor rekening van Saubeo kunnen in rechte worden voorgelegd en gelden als bewijs tot bewijs van het tegendeel. De registratie van de toepasselijke versie van de algemene voorwaarden, van de datum en het uur van de aanvaarding, van de identificatie van het betrokken Account of de betrokken Gebruiker en, in voorkomend geval, van het IP-adres of een gelijkwaardige technische identificator, vormt een toelaatbaar bewijsmiddel van de aanvaarding via clickwrap of van elke andere elektronische aanvaarding. Saubeo mag een kopie of een technische vingerafdruk van de aanvaarde versie bewaren.

Artikel 19. Diverse bepalingen

De nietigheid of niet-toepasselijkheid van een beding tast de geldigheid van de overige bedingen niet aan. Het feit dat een partij zich niet op een recht beroept, geldt niet als afstand. De Klant kan de overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van Saubeo. Saubeo kan de overeenkomst of het geheel of een deel van haar rechten en verplichtingen overdragen in het kader van een reorganisatie, een fusie, een overdracht van een bedrijfstak of een overdracht van activa verbonden aan de Dienst. Behoudens voorafgaand schriftelijk verzet van de Klant mag Saubeo de handelsnaam van de Klant vermelden als commerciële referentie.

Artikel 20. Taal, toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

20.1 Deze algemene voorwaarden kunnen beschikbaar zijn in het Frans, het Nederlands en het Engels. Bij verschil in interpretatie heeft de Franse versie voorrang.

20.2 Deze voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgische recht.

20.3 Elk geschil betreffende hun geldigheid, interpretatie, uitvoering of beëindiging valt onder de exclusieve bevoegdheid van de ondernemingsrechtbank van Luik, afdeling Luik, onverminderd de regels voorzien in artikel 624 van het Gerechtelijk Wetboek.

Bijlage — Verwerkersovereenkomst

De verwerkersovereenkomst gesloten tussen de Klant, verwerkingsverantwoordelijke, en Saubeo, verwerker, gepubliceerd op https://app.hoteo.app/legal/dpa, maakt integraal deel uit van deze algemene voorwaarden.