Politique de confidentialité

Cette politique décrit comment Saubeo SRL (Rue Rafhay 198, 4630 Soumagne, Belgique, BCE 0704.742.612 — « nous ») traite des données personnelles dans le cadre du service Hoteo. Contact vie privée : privacy@hoteo.be (questions générales : support@hoteo.be).

1. Qui est responsable de quoi ?

Hoteo est utilisé par des entreprises (les chauffagistes) qui y gèrent leurs propres clients. Deux situations coexistent :

• Vos données d'utilisateur Hoteo (compte, abonnement, support) : Saubeo est responsable du traitement — c'est l'objet de la présente politique.
• Les données de vos clients que vous introduisez dans Hoteo (noms, adresses, chantiers, factures…) : vous êtes responsable du traitement, Saubeo est sous-traitant. Ces traitements sont régis par l'accord de sous-traitance (DPA), qui fait partie des conditions générales.

2. Données que nous collectons

• Compte et organisation : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, langue ; identité de l'entreprise (dénomination, n° BCE/TVA, adresse — le cas échéant préremplie depuis la Banque-Carrefour des Entreprises).
• Abonnement et facturation : plan choisi, historique de facturation ; les données de carte bancaire sont traitées directement par Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs.
• Vérification d'identité (Peppol) : lors de l'activation de la facturation électronique, une vérification d'identité peut être opérée par notre prestataire Veriff.
• Données d'usage et de sécurité : journal des connexions (horodatage, adresse IP, navigateur, localisation approximative), journal d'audit des actions dans l'application.
• Échanges : demandes de support, e-mails transactionnels (statut de remise/lecture).

3. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale
Fournir le Service (compte, fonctionnalités, support)	Exécution du contrat
Facturation de l'abonnement, comptabilité	Obligation légale
Vérification d'identité pour l'accès au réseau Peppol	Obligation légale / exécution du contrat
Sécurité (anti-intrusion, journal des connexions, alertes)	Intérêt légitime (sécuriser le Service)
Amélioration du Service (diagnostics techniques)	Intérêt légitime
Communications sur le Service (nouveautés, fin d'essai)	Exécution du contrat / intérêt légitime
Mesure d'audience du site vitrine hoteo.be	Consentement

Nous ne pratiquons aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, et nous ne vendons pas vos données.

4. Assistant IA

Lorsque vous utilisez l'assistant, votre question et les données strictement nécessaires pour y répondre sont transmises à notre prestataire Mistral AI (France, hébergement UE), qui agit comme sous-traitant. Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles. Les suggestions de l'assistant doivent être vérifiées avant usage.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'à notre équipe (accès journalisés, moindre privilège) et à nos sous-traitants : hébergement, paiement, envoi d'e-mails et de SMS, accès Peppol, connexion bancaire, assistant IA, vérification d'identité, mesure d'audience du site vitrine. La liste nominative à jour (prestataire, localisation, garanties de transfert) est publiée sur la page /legal/sous-traitants, qui en est la source de référence. Des autorités publiques peuvent recevoir des données lorsque la loi l'impose.

6. Transferts hors Union européenne

Nos données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires impliquent un transfert hors UE — notamment Stripe (États-Unis), certifié EU-U.S. Data Privacy Framework et couvert par des clauses contractuelles types en secours. Le détail par prestataire figure sur la page /legal/sous-traitants.

7. Durées de conservation

Données	Durée
Compte et données de l'organisation	Durée d'utilisation du service. La résiliation de l'abonnement ne supprime rien (retour au plan gratuit, données conservées). La suppression volontaire (compte ou organisation) est immédiate, définitive et irréversible dès confirmation par le lien e-mail
Factures d'abonnement émises par Saubeo	10 ans (nos propres obligations comptables belges)
Journal des connexions et de sécurité	12 mois, supprimé avec le compte
Échanges de support	3 ans après clôture
Vérification d'identité Peppol (Veriff)	Hoteo ne conserve ni document d'identité, ni photo, ni donnée extraite du document (traités par Veriff selon sa propre politique) — uniquement la référence technique de la session, le statut de la vérification et, en cas d'échec, le motif communiqué par Veriff ; conservés pendant la durée d'utilisation du service
Copies résiduelles en sauvegarde	Purgées à la rotation des sauvegardes, 30 jours au plus après la suppression ; une restauration de sauvegarde ré-applique les suppressions

La suppression est disponible en libre-service dans l'application (Paramètres > Mon compte pour votre compte ; Paramètres > Mes données pour l'organisation entière, administrateurs). Le parcours de suppression impose une étape d'export préalable (archive complète : JSON par module, PDF des factures, pièces jointes — droit à la portabilité, art. 20 RGPD) et rappelle que la conservation de vos documents comptables (10 ans, obligation belge) est votre responsabilité : après la suppression, Hoteo ne conserve aucune copie de vos données et ne peut plus rien restituer. Votre décision est horodatée (version du texte accepté, adresse IP) à titre de preuve.

Votre compte individuel (membre d'une organisation) peut être supprimé de deux façons : par vous-même (Paramètres > Mon compte, confirmation par lien e-mail) ou par un administrateur de votre organisation. Dans les deux cas, la suppression est immédiate : adresse e-mail, nom, prénom et mot de passe sont effacés du compte, et votre session en cours est coupée. Subsistent uniquement, sous la responsabilité de votre organisation (intérêt légitime, art. 6.1.f RGPD) : votre nom dans ses données opérationnelles (par exemple les interventions passées planifiées à votre nom) et, pour une suppression décidée par l'administrateur, la trace nominative dans son journal interne. Lorsque c'est vous qui demandez l'effacement, aucune donnée nominative ne subsiste dans ce journal : vos actions passées y apparaissent comme « Utilisateur supprimé ». Ces éléments disparaissent avec la suppression de l'organisation.

8. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition et, le cas échéant, de retrait du consentement. Exercez-les via l'application (Paramètres) ou par e-mail à privacy@hoteo.be ; nous répondons dans le mois (délai prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses — nous vous en informerions dans le premier mois). Une pièce justifiant votre identité peut être demandée en cas de doute.

9. Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

10. Sécurité

Chiffrement des communications (TLS), cloisonnement strict des données par organisation, contrôle d'accès par rôles et permissions, verrouillage anti-intrusion des comptes, journal d'audit des écritures, accès support soumis à votre autorisation explicite et journalisés, sauvegardes régulières, hébergement UE.

11. Cookies et stockage local

Deux environnements distincts coexistent :

• L'application Hoteo (app.hoteo.app) n'utilise aucun cookie publicitaire ni traceur d'audience — uniquement du stockage technique strictement nécessaire, qui ne requiert pas de consentement.
• Le site vitrine hoteo.be utilise Google Analytics 4 pour mesurer son audience, uniquement après votre consentement, exprimé via le bandeau affiché à la première visite : rien n'est chargé ni transmis à Google avant votre accord, et le refus est aussi simple que l'acceptation.

Le détail (usages du stockage local, cookies concernés, durées) figure sur la page /legal/cookies.

12. Mises à jour de cette politique

Chaque version est datée. En cas de modification substantielle, nous vous en informons par e-mail ou dans l'application. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.