Politique de confidentialité

Cette politique décrit comment Saubeo SRL (Rue Rafhay 198, 4630 Soumagne, Belgique, BCE 0704.742.612 — « nous ») traite des données personnelles dans le cadre du service Hoteo. Contact vie privée : privacy@hoteo.be (questions générales : support@hoteo.be).

1. Qui est responsable de quoi ?

Hoteo est utilisé par des entreprises (les chauffagistes) qui y gèrent leurs propres clients. Deux situations coexistent :

• Vos données d'utilisateur Hoteo (compte, abonnement, support) : Saubeo est responsable du traitement — c'est l'objet de la présente politique.
• Les données de vos clients que vous introduisez dans Hoteo (noms, adresses, chantiers, factures…) : vous êtes responsable du traitement, Saubeo est sous-traitant. Ces traitements sont régis par l'accord de sous-traitance (DPA), qui fait partie des conditions générales.

2. Données que nous collectons

• Compte et organisation : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, langue ; identité de l'entreprise (dénomination, n° BCE/TVA, adresse — le cas échéant préremplie depuis la Banque-Carrefour des Entreprises).
• Abonnement et facturation : plan choisi, historique de facturation ; les données de carte bancaire sont traitées directement par Stripe et ne transitent jamais par nos serveurs.
• Vérification d'identité (Peppol) : lors de l'activation de la facturation électronique, une vérification d'identité peut être opérée par notre prestataire Veriff.
• Données d'usage et de sécurité : journal des connexions (horodatage, adresse IP, navigateur, localisation approximative), journal d'audit des actions dans l'application.
• Échanges : demandes de support, e-mails transactionnels et lettre d'information (statut de remise, d'ouverture et de clic, mesuré par notre routeur d'e-mail).

3. Finalités et bases légales

Finalité	Base légale
Fournir le Service (compte, fonctionnalités, support)	Exécution du contrat
Facturation de l'abonnement, comptabilité	Obligation légale
Vérification d'identité pour l'accès au réseau Peppol	Obligation légale / exécution du contrat
Sécurité (anti-intrusion, journal des connexions, alertes)	Intérêt légitime (sécuriser le Service)
Amélioration du Service (diagnostics techniques)	Intérêt légitime
Communications sur le Service (nouveautés, fin d'essai)	Exécution du contrat / intérêt légitime
Lettre d'information mensuelle (nouveautés produit et conseils métier)	Intérêt légitime (informer nos clients professionnels), avec désabonnement en un clic
Mesure d'audience du site vitrine hoteo.be	Consentement

Nous ne pratiquons aucune décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, et nous ne vendons pas vos données.

4. Assistant IA

Lorsque vous utilisez l'assistant, votre question et les données strictement nécessaires pour y répondre sont transmises à notre prestataire d'intelligence artificielle — Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd) — qui agit comme sous-traitant, avec un traitement au sein de l'Union européenne (Suède). Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles. Les suggestions de l'assistant doivent être vérifiées avant usage.

5. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont accessibles qu'à notre équipe (accès journalisés, moindre privilège) et à nos sous-traitants : hébergement, paiement, envoi d'e-mails et de SMS, accès Peppol, connexion bancaire, assistant IA, vérification d'identité, notifications push de l'application mobile, mesure d'audience du site vitrine. La liste nominative à jour (prestataire, localisation, garanties de transfert) est publiée sur la page /legal/sous-traitants, qui en est la source de référence. Des autorités publiques peuvent recevoir des données lorsque la loi l'impose.

6. Transferts hors Union européenne

Nos données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires impliquent un transfert hors UE — notamment Stripe (États-Unis), certifié EU-U.S. Data Privacy Framework et couvert par des clauses contractuelles types en secours. Le détail par prestataire figure sur la page /legal/sous-traitants.

7. Durées de conservation

Données	Durée
Compte et données de l'organisation	Durée d'utilisation du service. La résiliation de l'abonnement ne supprime rien (retour au plan gratuit, données conservées). La suppression volontaire (compte ou organisation) est immédiate, définitive et irréversible dès confirmation par le lien e-mail
Factures d'abonnement émises par Saubeo	10 ans (nos propres obligations comptables belges)
Journal des connexions et de sécurité	12 mois, supprimé avec le compte
Journal des consultations	Pour permettre de déterminer, en cas d'incident de sécurité, quelles données ont réellement été consultées — et donc de vous informer précisément plutôt que d'avoir à supposer le pire —, nous enregistrons les actes de consultation : quel utilisateur, à quel moment, quel type de donnée et combien d'enregistrements lui ont été servis. Une ligne par consultation, jamais par enregistrement lu, et aucun contenu des données consultées. Conservé 12 mois, supprimé avec l'organisation. ⚠ Ce journal porte sur les utilisateurs de votre organisation : si vous employez du personnel, il vous appartient de l'en informer
Échanges de support	3 ans après clôture
Vérification d'identité Peppol (Veriff)	Chez Hoteo : ni document d'identité, ni photo, ni donnée extraite du document — uniquement la référence technique de la session, le statut de la vérification et, en cas d'échec, le motif communiqué par Veriff ; conservés pendant la durée d'utilisation du service, et effacés avec l'organisation. Chez Veriff : le document d'identité et la capture faciale sont conservés 3 mois puis effacés, selon la politique de conservation de Veriff. Ce délai court indépendamment de votre suppression chez nous : supprimer votre organisation efface tout chez Hoteo, mais ne raccourcit pas la conservation chez Veriff
Copies résiduelles en sauvegarde	Purgées à la rotation des sauvegardes, 30 jours au plus après la suppression ; une restauration de sauvegarde ré-applique les suppressions

La suppression est disponible en libre-service dans l'application (Paramètres > Mon compte pour votre compte ; Paramètres > Mes données pour l'organisation entière, administrateurs). Le parcours de suppression impose une étape d'export préalable (archive complète : JSON par module, PDF des factures, pièces jointes — droit à la portabilité, art. 20 RGPD) et rappelle que la conservation de vos documents comptables (10 ans, obligation belge) est votre responsabilité : après la suppression, Hoteo ne conserve aucune copie de vos données et ne peut plus rien restituer. Votre décision est horodatée (version du texte accepté, adresse IP) à titre de preuve.

Ce qui subsiste après la suppression de votre organisation. L'effacement porte sur la totalité de vos données : clients, interventions, devis, factures, pièces jointes, paramètres et comptes utilisateurs sont physiquement supprimés. Ne subsiste qu'une fiche réduite de votre société, dépourvue de toute coordonnée, qui contient exclusivement : sa dénomination et ses numéros d'entreprise (TVA, BCE) — données de personne morale que nos propres factures d'abonnement doivent pouvoir référencer au titre de nos obligations comptables ; la preuve de votre acceptation de nos conditions générales (version du texte, date et adresse IP), conservée au titre de la constatation et de la défense d'un droit en justice (art. 6.1.f et 17.3.e RGPD) ; et la date et l'origine de la demande de suppression (y compris l'identifiant interne de l'administrateur qui l'a demandée — le compte lui-même n'existe plus). Cette fiche ne contient ni adresse, ni téléphone, ni e-mail, ni coordonnées bancaires, ni logo, ni aucune donnée relative à vos clients ou à votre activité.

Votre compte individuel (membre d'une organisation) peut être supprimé de deux façons : par vous-même (Paramètres > Mon compte, confirmation par lien e-mail) ou par un administrateur de votre organisation. Dans les deux cas, la suppression est immédiate : adresse e-mail, nom, prénom et mot de passe sont effacés du compte, et votre session en cours est coupée. Subsistent uniquement, sous la responsabilité de votre organisation (intérêt légitime, art. 6.1.f RGPD) : votre nom dans ses données opérationnelles (par exemple les interventions passées planifiées à votre nom) et, pour une suppression décidée par l'administrateur, la trace nominative dans son journal interne. Lorsque c'est vous qui demandez l'effacement, aucune donnée nominative ne subsiste dans ce journal : vos actions passées y apparaissent comme « Utilisateur supprimé ». Ces éléments disparaissent avec la suppression de l'organisation.

8. Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité, d'opposition et, le cas échéant, de retrait du consentement. Exercez-les via l'application (Paramètres) ou par e-mail à privacy@hoteo.be ; nous répondons dans le mois (délai prolongeable de deux mois pour les demandes complexes ou nombreuses — nous vous en informerions dans le premier mois). Une pièce justifiant votre identité peut être demandée en cas de doute.

Pour la lettre d'information, l'opposition est immédiate et ne demande aucune démarche : chaque envoi porte un lien de désabonnement, et le réglage est aussi accessible dans les Paramètres de votre organisation. Les e-mails nécessaires au Service (factures, codes de connexion, rappels) continuent d'être envoyés : ils ne relèvent pas de ce choix.

9. Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD) : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.

10. Sécurité

Chiffrement des communications (TLS), cloisonnement strict des données par organisation, contrôle d'accès par rôles et permissions, verrouillage anti-intrusion des comptes, journal d'audit des écritures, accès support soumis à votre autorisation explicite et journalisés, sauvegardes régulières, hébergement UE.

11. Cookies et stockage local

Deux environnements distincts coexistent :

• L'application Hoteo (app.hoteo.app) n'utilise aucun cookie publicitaire ni traceur d'audience — uniquement du stockage technique strictement nécessaire, qui ne requiert pas de consentement.
• Le site vitrine hoteo.be utilise Google Analytics 4 pour mesurer son audience, uniquement après votre consentement, exprimé via le bandeau affiché à la première visite : rien n'est chargé ni transmis à Google avant votre accord, et le refus est aussi simple que l'acceptation.

Le détail (usages du stockage local, cookies concernés, durées) figure sur la page /legal/cookies.

12. Mises à jour de cette politique

Chaque version est datée. En cas de modification substantielle, nous vous en informons par e-mail ou dans l'application. Les versions antérieures sont disponibles sur demande.