Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft hoe Saubeo SRL (Rue Rafhay 198, 4630 Soumagne, België, KBO 0704.742.612 — « wij ») persoonsgegevens verwerkt in het kader van de dienst Hoteo. Privacycontact: privacy@hoteo.be (algemene vragen: support@hoteo.be).

1. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Hoteo wordt gebruikt door ondernemingen (de verwarmingsinstallateurs) die er hun eigen klanten in beheren. Twee situaties bestaan naast elkaar:

• Uw gegevens als Hoteo-gebruiker (account, abonnement, support): Saubeo is verwerkingsverantwoordelijke — dat is het voorwerp van deze verklaring.
• De gegevens van uw klanten die u in Hoteo invoert (namen, adressen, werven, facturen…): u bent verwerkingsverantwoordelijke, Saubeo is verwerker. Deze verwerkingen worden geregeld door de verwerkersovereenkomst (DPA), die deel uitmaakt van de algemene voorwaarden.

2. Gegevens die wij verzamelen

• Account en organisatie: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, taal; identiteit van de onderneming (benaming, KBO-/BTW-nummer, adres — in voorkomend geval vooraf ingevuld op basis van de Kruispuntbank van Ondernemingen).
• Abonnement en facturatie: gekozen plan, facturatiegeschiedenis; de bankkaartgegevens worden rechtstreeks door Stripe verwerkt en passeren nooit via onze servers.
• Identiteitsverificatie (Peppol): bij de activering van de elektronische facturatie kan een identiteitsverificatie worden uitgevoerd door onze dienstverlener Veriff.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: verbindingslogboek (tijdstip, IP-adres, browser, benaderende locatie), auditlogboek van de handelingen in de applicatie.
• Communicatie: supportaanvragen, transactionele e-mails en de nieuwsbrief (bezorg-, open- en klikstatus, gemeten door onze e-mailrouteerder).

3. Doeleinden en rechtsgronden

Doeleinde	Rechtsgrond
De Dienst leveren (account, functionaliteiten, support)	Uitvoering van de overeenkomst
Facturatie van het abonnement, boekhouding	Wettelijke verplichting
Identiteitsverificatie voor de toegang tot het Peppol-netwerk	Wettelijke verplichting / uitvoering van de overeenkomst
Beveiliging (anti-inbraak, verbindingslogboek, waarschuwingen)	Gerechtvaardigd belang (de Dienst beveiligen)
Verbetering van de Dienst (technische diagnostiek)	Gerechtvaardigd belang
Communicatie over de Dienst (nieuwigheden, einde proefperiode)	Uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Maandelijkse nieuwsbrief (productnieuws en vaktips)	Gerechtvaardigd belang (onze professionele klanten informeren), met uitschrijving in één klik
Publieksmeting van de publieke website hoteo.be	Toestemming

Wij nemen geen volledig geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor u hebben, en wij verkopen uw gegevens niet.

4. AI-assistent

Wanneer u de assistent gebruikt, worden uw vraag en de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om erop te antwoorden doorgegeven aan onze AI-dienstverlener — Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd) — die optreedt als verwerker, met verwerking binnen de Europese Unie (Zweden). Uw gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. De suggesties van de assistent moeten vóór gebruik worden gecontroleerd.

5. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens zijn alleen toegankelijk voor ons team (gelogde toegangen, minste privilege) en voor onze verwerkers: hosting, betaling, verzending van e-mails en sms'en, Peppol-toegang, bankkoppeling, AI-assistent, identiteitsverificatie, pushmeldingen van de mobiele app, publieksmeting van de publieke website. De actuele naamlijst (dienstverlener, locatie, doorgiftegaranties) wordt gepubliceerd op de pagina /legal/sous-traitants, die er de referentiebron van is. Overheidsinstanties kunnen gegevens ontvangen wanneer de wet dit vereist.

6. Doorgiften buiten de Europese Unie

Onze gegevens worden gehost in de Europese Unie. Bepaalde dienstverleners brengen een doorgifte buiten de EU met zich mee — met name Stripe (Verenigde Staten), gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework en als terugvaloptie gedekt door standaardcontractbepalingen. De details per dienstverlener staan op de pagina /legal/sous-traitants.

7. Bewaartermijnen

Gegevens	Termijn
Account en organisatiegegevens	Duur van het gebruik van de dienst. De beëindiging van het abonnement verwijdert niets (terug naar het gratis plan, gegevens bewaard). De vrijwillige verwijdering (account of organisatie) is onmiddellijk, definitief en onomkeerbaar zodra bevestigd via de e-maillink
Abonnementsfacturen uitgereikt door Saubeo	10 jaar (onze eigen Belgische boekhoudkundige verplichtingen)
Verbindings- en beveiligingslogboek	12 maanden, verwijderd samen met het account
Raadplegingslogboek	Om bij een beveiligingsincident te kunnen vaststellen welke gegevens werkelijk zijn geraadpleegd — en u dus precies te kunnen informeren in plaats van het ergste te moeten veronderstellen — registreren wij de raadplegingshandelingen: welke gebruiker, op welk moment, welk soort gegeven en hoeveel records hem zijn getoond. Eén regel per raadpleging, nooit per gelezen record, en geen enkele inhoud van de geraadpleegde gegevens. Bewaard 12 maanden, verwijderd samen met de organisatie. ⚠ Dit logboek betreft de gebruikers van uw organisatie: als u personeel tewerkstelt, is het aan u om hen daarover te informeren
Supportcommunicatie	3 jaar na afsluiting
Peppol-identiteitsverificatie (Veriff)	Bij Hoteo: geen identiteitsdocument, geen foto en geen uit het document uitgelezen gegevens — alleen de technische referentie van de sessie, de status van de verificatie en, bij mislukking, de door Veriff meegedeelde reden; bewaard zolang u de dienst gebruikt, en gewist samen met de organisatie. Bij Veriff: het identiteitsdocument en de gezichtsopname worden 3 maanden bewaard en daarna gewist, volgens het bewaarbeleid van Veriff. Die termijn loopt los van uw verwijdering bij ons: uw organisatie verwijderen wist alles bij Hoteo, maar verkort de bewaring bij Veriff niet
Restkopieën in back-ups	Gewist bij de rotatie van de back-ups, maximaal 30 dagen na de verwijdering; een herstel van een back-up past de verwijderingen opnieuw toe

De verwijdering is beschikbaar in selfservice in de applicatie (Instellingen > Mijn account voor uw account; Instellingen > Mijn gegevens voor de volledige organisatie, beheerders). Het verwijderingstraject legt een voorafgaande exportstap op (volledig archief: JSON per module, pdf's van facturen, bijlagen — recht op overdraagbaarheid, art. 20 AVG) en herinnert eraan dat het bewaren van uw boekhoudkundige documenten (10 jaar, Belgische verplichting) uw verantwoordelijkheid is: na de verwijdering bewaart Hoteo geen enkele kopie van uw gegevens en kan niets meer worden teruggegeven. Uw beslissing wordt van een tijdstempel voorzien (versie van de aanvaarde tekst, IP-adres) als bewijs.

Wat na de verwijdering van uw organisatie overblijft. De wissing betreft al uw gegevens: klanten, interventies, offertes, facturen, bijlagen, instellingen en gebruikersaccounts worden fysiek verwijderd. Er blijft enkel een beperkte fiche van uw vennootschap over, zonder enige contactgegevens, die uitsluitend het volgende bevat: haar naam en haar ondernemingsnummers (btw, KBO) — gegevens van een rechtspersoon waarnaar onze eigen abonnementsfacturen moeten kunnen verwijzen op grond van onze boekhoudkundige verplichtingen; het bewijs van uw aanvaarding van onze algemene voorwaarden (versie van de tekst, datum en IP-adres), bewaard met het oog op de vaststelling en de verdediging van een recht in rechte (art. 6.1.f en 17.3.e AVG); en de datum en de oorsprong van het verwijderingsverzoek (met inbegrip van de interne identificatie van de beheerder die het heeft aangevraagd — het account zelf bestaat niet meer). Deze fiche bevat geen adres, geen telefoonnummer, geen e-mailadres, geen bankgegevens, geen logo en geen enkel gegeven over uw klanten of uw activiteit.

Uw individueel account (lid van een organisatie) kan op twee manieren worden verwijderd: door uzelf (Instellingen > Mijn account, bevestiging via e-maillink) of door een beheerder van uw organisatie. In beide gevallen is de verwijdering onmiddellijk: e-mailadres, naam, voornaam en wachtwoord worden van het account gewist en uw lopende sessie wordt afgesloten. Enkel blijven bestaan, onder de verantwoordelijkheid van uw organisatie (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f AVG): uw naam in haar operationele gegevens (bijvoorbeeld eerdere interventies op uw naam gepland) en, bij een verwijdering beslist door de beheerder, het naamspoor in haar intern journaal. Wanneer u zelf de wissing vraagt, blijft er geen enkel naamgegeven in dat journaal achter: uw eerdere acties verschijnen er als « Verwijderde gebruiker ». Deze elementen verdwijnen samen met de verwijdering van de organisatie.

8. Uw rechten

U beschikt over de rechten van inzage, rectificatie, gegevenswissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en, in voorkomend geval, intrekking van de toestemming. U oefent ze uit via de applicatie (Instellingen) of per e-mail aan privacy@hoteo.be; wij antwoorden binnen de maand (termijn verlengbaar met twee maanden voor complexe of talrijke verzoeken — wij zouden u daarvan binnen de eerste maand op de hoogte brengen). Bij twijfel kan een bewijs van uw identiteit worden gevraagd.

Voor de nieuwsbrief is bezwaar onmiddellijk en vergt het geen enkele stap: elke zending bevat een uitschrijflink, en de instelling is ook bereikbaar in de Instellingen van uw organisatie. De e-mails die voor de Dienst noodzakelijk zijn (facturen, aanmeldcodes, herinneringen) blijven verstuurd worden: die vallen niet onder deze keuze.

9. Klacht

U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Beveiliging

Versleuteling van de communicatie (TLS), strikte scheiding van de gegevens per organisatie, toegangscontrole via rollen en permissies, anti-inbraakvergrendeling van de accounts, auditlogboek van de schrijfbewerkingen, supporttoegang die aan uw uitdrukkelijke toestemming is onderworpen en wordt gelogd, regelmatige back-ups, hosting in de EU.

11. Cookies en lokale opslag

Twee afzonderlijke omgevingen bestaan naast elkaar:

• De applicatie Hoteo (app.hoteo.app) gebruikt geen enkele reclamecookie of audience-tracker — alleen strikt noodzakelijke technische opslag, waarvoor geen toestemming vereist is.
• De publieke website hoteo.be gebruikt Google Analytics 4 om zijn publiek te meten, uitsluitend na uw toestemming, gegeven via de banner die bij uw eerste bezoek verschijnt: niets wordt geladen of aan Google doorgegeven vóór uw akkoord, en weigeren is even eenvoudig als aanvaarden.

De details (doeleinden van de lokale opslag, betrokken cookies, termijnen) staan op de pagina /legal/cookies.

12. Updates van deze verklaring

Elke versie is gedateerd. Bij een substantiële wijziging informeren wij u per e-mail of in de applicatie. Eerdere versies zijn op verzoek beschikbaar.